# Payout Manager

Payout Manager añade un botón de pago en la pantalla de cobro de Clover. El personal elige un motivo, escribe el importe y entrega el efectivo. Los pagos quedan registrados con el empleado, el motivo y la hora.

- Price: $1.99 / mes
- Platform: Clover POS (United States and Canada)
- Install: https://www.clover.com/appmarket/apps/MZEVDZFTMEWH0
- Manual: https://howto.payplaxe.com/es/payout-manager.html

- Guide — Primera configuración: https://howto.payplaxe.com/es/payout-manager-setup.html
- Guide — Cómo funcionan los pagos: https://howto.payplaxe.com/es/payout-manager-guide.html

## How it works

1. **Usted pone el nombre del botón** — La app registra un tender en Clover con el nombre que elija. Aparece en la pantalla de cobro junto a Cash y Card.
2. **Usted prepara los motivos** — Un motivo es una plantilla: nombre, color, importe fijo opcional, código de barras opcional y si se abre el cajón.
3. **El cajero elige un motivo** — Al pulsar el botón se abre su lista de plantillas. El cajero elige una, confirma el importe y selecciona el modo.
4. **Tres formas de mover el dinero** — **Apply as payment** reduce el total del pedido. **Remove Cash** saca dinero del cajón. **Manual refund** registra una transacción negativa.
5. **Todo queda anotado** — El registro guarda empleado, motivo, importe y hora. Según el ajuste de recibo, el pago también se imprime.
6. **Informes** — Filtre el registro por empleado o motivo, reimprima un recibo o envíe el informe por correo en Excel.
7. **Su documentación sigue siendo suya** — El registro refleja lo que hizo la app. No sustituye a las normas que le aplican: límites de pagos de lotería, política de manejo de efectivo y arqueos de caja siguen siendo cosa suya.

## What it does

- **Botón de pago en la pantalla de cobro** — Un tender con el nombre que usted elija, por ejemplo `Payouts`, junto a Cash y Card en la Clover Register.
- **Tres modos de pago** — **Apply as payment** reduce el total del pedido. **Remove Cash** saca dinero del cajón. **Manual refund** registra una transacción negativa.
- **Plantillas de pago** — Fije nombre, motivo, importe, color y si se abre el cajón. Se puede asociar un código de barras para encontrar la plantilla escaneando.
- **Pagos sin venta** — **Launch Clover Register** abre el Register en un pedido nuevo con una línea de relleno de $0.00, para cobrar un pago sin haber vendido nada.
- **Repetir un pago** — Mantenga pulsada una plantilla con importe predefinido e indique una cantidad: la app multiplica el importe por esa cantidad y emite un único pago por el total, registrado como un solo apunte. Las plantillas sin importe predefinido no se ven afectadas.
- **Registros y exportación a Excel** — Los últimos 10.000 registros, filtros por empleado y motivo, reimpresión de recibo y un enlace al informe en Excel enviado por correo.
- **Recibos** — **None**, **Standard** (impreso dentro del recibo) o **Manually**. Se puede decidir en cada pago.
- **Restricciones por empleado** — Controle quién puede emitir pagos, añadir o sacar efectivo, editar plantillas y abrir registros e informes.
- **App móvil complementaria** — Escanee el código QR de la app para consultar pagos y enviar informes por correo desde la app Android de PayPlaxe. La app del móvil no puede emitir pagos.
- **Versión web** — [payoutmanager.payplaxe.com](https://payoutmanager.payplaxe.com) abre `Reports`, `Payout Reasons` y `Settings` en el navegador de cualquier ordenador. Es la misma aplicación, no un producto aparte: el navegador es donde se configura, con la misma cuenta de Clover y sin nada más que comprar. Entre con `Login via Clover`. Los pagos se siguen emitiendo en el dispositivo Clover.

## First setup

1. Abra **Payout Manager** en el dispositivo Clover. El icono y la barra de título ponen `Payouts`.Si aparece `Please login as Manager or Admin`, cambie a un empleado con ese rol.
2. Paso 1 — pulse el lápiz junto a `Tender Button Name (In Clover Register)` y escriba el nombre que buscarán sus cajeros, p.ej. `Payouts`.
3. Paso 2 — abra `Payout Reasons` y pulse `+` para crear su primera plantilla.
4. Rellene el nombre; deje `Preset payout amount` sin marcar para pagos variables (lotería) o márquelo con un valor fijo para los fijos (depósito de envase).Active `Open drawer` para pagos en efectivo, elija color y guarde.
5. Abra `Settings` → `Receipt Type` y elija **Standard** para que los pagos se impriman en el recibo.
6. En `Payout Mode` elija **Issue payouts + remove cash** si el dinero sale físicamente del cajón, o **Issue payouts only** si cuadra el efectivo por otro lado.
7. Abra `Restrictions`, elija al cajero y marque lo que no debe hacer, normalmente `Edit templates` y `Open reports`. Una casilla marcada bloquea la acción; al desmarcarla se devuelve el acceso.
8. Pruébelo: pulse `Launch Clover Register`, vaya a la pantalla de cobro, pulse su botón de tender, emita un pago de $1 y revise el registro.

> Todo puede cambiarse después sin afectar a los pagos ya realizados, incluido el nombre del botón de tender, que se edita en cualquier momento con el lápiz de la pantalla principal.

## Setup scenarios

### Pagos de lotería y máquinas de juego

Pague al ganador en el mostrador escribiendo el importe en el momento y dejando el motivo registrado.

1. Abra **Payout Manager** en el dispositivo Clover — el icono y la barra de título ponen `Payouts` — e inicie sesión como Manager o Admin.
2. Paso 1 — `Tender Button Name (In Clover Register)`: escriba el nombre que verán los cajeros, p. ej. `Payouts`.
3. Paso 2 — `Payout Reasons`: pulse `+` y cree una plantilla llamada `Lottery payout`.
4. Deje `Preset payout amount` vacío para que el cajero escriba el premio y active `Open drawer`.
5. Ponga `Receipt Type` en **Standard** para que el pago se imprima en el recibo.
6. Ponga `Payout Mode` en **Issue payouts + remove cash** para que el total del cajón siga siendo correcto.
7. En el Register, abra la pantalla de cobro, pulse su botón `Payouts`, elija **Lottery payout**, escriba el importe y confirme.

> Si el pago supera el total del pedido, la aplicación avisa e indica cuánto efectivo debe entregar como cambio.

### Devolución de depósitos de envases por código de barras

Devuelva el depósito en una pulsación o escanee el envase para abrir la plantilla correcta al instante.

1. Cree una plantilla llamada `Bottle Refund` en `Payout Reasons`.
2. Ponga en `Preset payout amount` el valor del depósito, p. ej. `$0.10`.
3. Rellene `Enter barcode (optional)` con el código del envase: escríbalo o escanee el artículo con el editor de plantillas abierto y el código se insertará en el campo.
4. Active `Open drawer` para poder entregar las monedas.
5. En el mostrador: abra el diálogo de pago y escanee el código — la plantilla se selecciona sola.
6. Para varios envases, mantenga pulsada la plantilla e indique la cantidad: la app rellena un único pago de cantidad × el depósito.

### Retiradas de efectivo y control del cajón

Saque dinero del cajón durante el turno dejando constancia de quién lo hizo y por qué.

1. Cree una plantilla llamada `Cash drop` sin importe predefinido.
2. En el diálogo de pago del Register elija la plantilla y pulse **Remove Cash**.
3. Escriba el importe retirado y confirme — la app muestra `Cash removed` y guarda el registro.
4. Para devolver un fondo de caja, abra `Use in the app` en la pantalla principal y pulse `ADD CASH`: el diálogo de pago del Register no tiene botón Add cash, solo `REMOVE CASH`, `APPLY AS PAYMENT`, `MANUAL REFUND` y `CANCEL`.
5. Revise después los movimientos en `Payout logs` filtrando por empleado.

> Las retiradas se registran como movimientos de cajón, no como ventas: no alteran sus informes de ingresos. Atención: `REMOVE CASH` saca el dinero de inmediato y en la app no se puede borrar ningún registro, así que un importe equivocado se corrige con un `ADD CASH` por la misma cantidad.

### Pago sin venta asociada

Pague a un proveedor, la nómina o una propina cuando no hay nada en el carrito.

1. Abra **Payout Manager** en el dispositivo Clover — el icono pone `Payouts` — y pulse `Launch Clover Register`.
2. El Register se abre en un pedido nuevo que ya contiene una línea de relleno de $0.00, con el botón de pago disponible. Esa línea no suma nada al total, pero se queda en el pedido: bórrela en el Register si después vende algo en ese pedido.
3. Elija el motivo (por ejemplo `Vendor payment`), escriba el importe y confirme.
4. Elija **Remove Cash** si el dinero sale físicamente del cajón.

### Restringir al personal y mantener la trazabilidad

Los cajeros emiten pagos; solo los gerentes cambian plantillas y ven informes.

1. Abra `Restrictions` en los ajustes de la aplicación.
2. Elija un empleado de la lista: los admins nunca pueden restringirse y un gerente no puede restringir a otro gerente. Un admin sí puede restringir a los gerentes.
3. Marque lo que ese empleado no debe hacer — el diálogo se titula `'Name' can't:`, así que una casilla marcada bloquea la acción: `Issue a payout`, `Add/remove cash`, `Edit templates`, `Open reports`. Atención: desmarcar una casilla elimina la restricción y devuelve el acceso.
4. Abra `Payout logs` para revisar la actividad; use `Filter by employee` y `Select reasons`.
5. Pulse el botón de compartir abajo en la pantalla de Logs, confirme `Create report?`, luego pulse `Send via Email` y escriba su correo para recibir el enlace de exportación a Excel.

> El enlace del informe caduca. Si ya no abre, entre en los registros y pulse otra vez el botón de compartir para crear uno nuevo. Los registros cargan los últimos 10 000 movimientos.

## Pantalla principal

Las dos filas numeradas son la configuración; los cinco bloques inferiores son el uso diario.

| Control | What it does |
|---|---|
| 1. Tender Button Name | El nombre del botón de pago dentro del Clover Register. El cajero ve exactamente este texto. |
| 2. Payout Reasons | Sus plantillas de pago. La fila indica cuántas tiene. |
| Reports · Payout logs | Cada pago con empleado, motivo e importe, con filtros y exportación. |
| Settings · Customize the app | Tipo de recibo, modo de pago, restricciones y app complementaria. |
| How the app works | Dos guías incluidas en la app — `First setup` y `How payouts work`. Se abren en el dispositivo sin conexión a internet. |
| Launch Clover Register | Abre el Register en un pedido nuevo con una línea de relleno de $0.00, para emitir un pago sin haber vendido nada. |
| Use in the app | Añade o retira efectivo desde el propio Payout Manager, sin pedido: útil para retiradas y fondos de caja. |

## Plantillas de pago

Una tarjeta por motivo. La franja de color es el color elegido; `Money: Custom` significa que el importe se escribe al pagar.

| Control | What it does |
|---|---|
| Color de la tarjeta | Ayuda al cajero a encontrar el motivo correcto rápidamente. |
| Name | El motivo que se guarda con cada pago y se imprime en el recibo. |
| Money | El importe predefinido o `Custom` si lo escribe el cajero. |
| Icono del cajón | Sólido cuando `Open drawer` está activado en esta plantilla, atenuado cuando está desactivado. Al tocarlo solo muestra un mensaje como `Cash drawer will open after payout` — no abre el Register. |
| Menú ⋮ | **Edit** y **Delete** de la plantilla. |
| Botón + | Crea una nueva plantilla de pago. |

## Editor de plantilla

| Control | What it does |
|---|---|
| Enter name | Obligatorio. Aparece en el diálogo de pago, en el registro y en el recibo. |
| Enter barcode (optional) | Escanee este código en el diálogo de pago para seleccionar la plantilla al instante. Escriba el código o escanee el artículo con el editor de plantillas abierto: el código se insertará en este campo. |
| Preset payout amount | Desactivado = el cajero escribe el importe cada vez. Activado = importe fijo, p. ej. un depósito de envase. |
| Enter amount | Aparece con el predefinido activado; es el valor fijo del motivo. |
| Open drawer | Abre el cajón tras el pago. Déjelo desactivado para registros que no mueven efectivo. |
| Color | Color de la franja de la tarjeta en la lista. |

## Ajustes

| Control | What it does |
|---|---|
| 1. Receipt Type | **None** — no se imprime nada. **Standard** — el pago se imprime dentro del recibo. **Manually** — la app pregunta en cada pago. |
| 2. Payout Mode | `Issue payouts + remove cash`: el importe se registra en el Cash Log de Clover y se aplica al pedido. `Issue payouts only`: solo se aplica al pedido. Por defecto: `Issue payouts only`. |
| 3. Restrictions | Por empleado: emitir pagos, añadir/retirar efectivo, editar plantillas, abrir informes. Una casilla marcada bloquea la acción. Los admins nunca pueden restringirse; un gerente no puede restringir a otro gerente, pero un admin sí puede. |
| 4. Companion App | Muestra un QR para vincular la app del móvil; la pantalla dice `Scan this QR-code via Payout Manager on your Android device` y en Google Play y en el móvil esa app se llama `Payouts Manager`. `LINK TO ANDROID APP` pide un correo y envía a esa dirección el enlace de Google Play. Desde el móvil se consultan pagos y se envían informes; los pagos solo se emiten en el dispositivo Clover. |
| 5. App version | La versión instalada; indíquela al contactar con soporte. |

## Registros e informes

Se abre en el día actual. Se cargan los últimos 10 000 registros.

| Control | What it does |
|---|---|
| Rango de fechas | Los dos campos superiores fijan el inicio y el fin del periodo. |
| Columnas | Fecha/hora, importe, motivo, empleado (ID) y detalles de cada pago. |
| Icono de filtro | `Filter by employee` y `Select reasons`. Cada diálogo tiene su propio botón `Clear filter` que reinicia solo ese filtro: borre ambos para volver a verlo todo. |
| Icono de información (columna Details) | Abre los detalles del registro, con `Reprint Receipt`. |
| Botón de compartir | Crea el informe y le envía por correo el enlace a la exportación en Excel. |
| Total | La suma de lo mostrado, respetando los filtros. |

## Everyday use

- Monte el pedido como siempre (o deje el carrito vacío para un pago sin venta).
- En la pantalla de cobro pulse su botón de pago, p. ej. `Payouts`.
- Elija el motivo o escanee el código de barras asociado.
- Escriba el importe si la plantilla no lo tiene predefinido; en una plantilla con importe predefinido, manténgala pulsada e indique una cantidad: se rellena un único pago de cantidad × el importe.
- Elija el modo: **Apply as payment**, **Remove Cash** o **Manual refund**, y confirme.
- Si el pago supera el pedido, la app indica cuánto efectivo entregar como cambio.
- Entregue el dinero; el cajón se abre si la plantilla lo indica y el recibo se imprime según el tipo configurado.

## Troubleshooting

| Symptom | What to do |
|---|---|
| Aparece `Payout is more than the order amount`. | Es un aviso, no un error. Confírmelo y la app mostrará `Give $X cash as change`, la diferencia a entregar. |
| Un cajero ve `You can't issuing payouts` o `You can't open logs`. | El empleado está restringido. Abra `Settings` → `Restrictions`, toque al empleado y desmarque las acciones en la lista `'Name' can't:`. Marcar una casilla añade una restricción — no la elimina. |
| El enlace del informe enviado por correo ya no abre. | Los enlaces de informe caducan. Abra los registros, pulse el botón de compartir y cree uno nuevo. |
| `Register not found` al usar Launch Clover Register. | La app Clover Register no está instalada o está desactivada. Instálela o actívela desde el App Market. |
| El cajón no se abre tras un pago. | Abra la plantilla y active `Open drawer`: es un ajuste por plantilla. |
| Los pagos no aparecen en el registro. | Revise el rango de fechas en la parte superior; por defecto es hoy. Además solo se cargan los 10 000 registros más recientes. Si el dispositivo estaba sin conexión en el momento del pago, el registro nunca llega al historial: compruebe la conexión antes de un turno con mucho movimiento. |
| El diálogo de la app no aparece en la pantalla de cobro; Clover muestra "Customer is choosing payment method". | Abra la app **Setup** de Clover → `Payments` y desmarque `Automatically take payment on Connected Device` para cobrar en el dispositivo principal. |
| No se pueden abrir o cambiar los ajustes. | Inicie sesión con un empleado con rol **Manager** o **Admin** en Clover. Algunas apps tienen además su propio interruptor `Restrict access` que bloquea la configuración. |
| La app funciona de forma irregular o deja de reaccionar tras un rato inactiva. | Desactive el ahorro de batería en los ajustes de Android del dispositivo y manténgalo conectado a la red. |
| Un cambio hecho en un dispositivo no se ve en otro. | Los ajustes se sincronizan por la nube: espere un minuto y compruebe que ambos dispositivos tienen conexión. |

## FAQ

**¿Qué tipos de pagos puedo registrar?**

Premios de lotería y máquinas de juego, devoluciones de depósitos de envases, retiradas de efectivo, pagos a proveedores, nóminas, propinas, recompensas — o cualquier pago personalizado con su motivo e importe escrito en el momento.

**¿Guarda un registro auditable?**

Sí. Los pagos se registran con motivo, empleado y hora siempre que el dispositivo esté en línea en el momento del pago — un pago hecho sin conexión nunca llega al registro. Los informes se exportan a Excel por correo; los pagos se imprimen en los recibos y las restricciones controlan qué puede hacer cada empleado.

**¿Puedo emitir un pago sin venta?**

Sí — **Launch Clover Register** abre un pedido nuevo con una línea de relleno de $0.00 y el tender de pago listo.

**¿El cajón se abre automáticamente?**

Depende de la plantilla. Active `Open drawer` para pagos en efectivo y desactívelo para registros que no mueven dinero físico.

**¿Puedo hacer esto desde un ordenador?**

En parte. [payoutmanager.payplaxe.com](https://payoutmanager.payplaxe.com) se abre en cualquier navegador y entra con un solo botón, `Login via Clover`: no hay contraseña ni código QR. Si la app nunca se ha abierto en el Clover POS, la página responde `Open Payout Manager on your Clover POS, then try again`. En el navegador tiene `Reports` con el rango de fechas, `Filter by employee`, `Select reasons` y el informe por correo; el editor completo de `Payout Reasons`; y `Receipt type`, `Payout settings` y `Restrictions` dentro de `Settings`. Todo lo que ocurre en la caja se queda en el dispositivo Clover: emitir un pago, **Apply as payment**, **Remove Cash**, **Manual refund**, `Use in the app`, `Launch Clover Register`, el escaneo de códigos de barras y la reimpresión de recibos. `Merchant ID`, `Tender Button Name` y `Companion app` son de solo lectura allí. Una diferencia que conviene saber: en el navegador, un empleado con cualquier restricción no puede editar los motivos de pago, mientras que la app de Clover bloquea solo la acción marcada.

**¿En qué se diferencia de Deposits Manager?**

Payout Manager saca dinero (pagos, devoluciones, retiradas). [Deposits Manager](deposit-manager.html) cobra depósitos asociados a artículos.

**¿Cuánto cuesta?**

$1.99 al mes para toda la tienda, con 30 días de prueba gratuita. Instale y cancele cuando quiera desde Clover App Market.

**¿PayPlaxe es un ISO?**

No. PayPlaxe es un proveedor de software independiente y no vende procesamiento de pagos, así que agentes e ISOs pueden recomendar la app sin arriesgar su relación con el comercio.

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